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Cela permet à une institution financière de suivre la performance environnementale et sociale de chaque transaction et d’évaluer globalement l’exposition de l’institution au risque. Toute institution financière doit conserver les documents et dossiers suivants pour chaque transaction, dans le cadre de son système de tenue de registres :

  • Formulaire d’évaluation environnementale et sociale préliminaire. Lorsqu’une transaction est envisagée, les chargés de prêt / responsables de relations recensent les problèmes environnementaux et sociaux susceptibles de se poser et passent en revue les incidents et accidents graves sur le plan environnemental et social survenus dans le cadre des activités d’un client de l’institution financière ou d’une entreprise dans laquelle elle peut investir. Selon les résultats de cette évaluation préliminaire, l’IF classe la transaction dans une catégorie de risques E&S et détermine si des informations E&S supplémentaires sont nécessaires.
  • Formulaire d’analyse diligente des risques E&S. Durant la procédure suivie pour faire preuve d’une diligence E&S raisonnable, l’institution financière doit noter toutes les questions environnementales et sociales que soulève la transaction envisagée. Ce formulaire doit indiquer les principaux risques E&S identifiés lors de l’étude sur dossier et de la visite sur place, y compris les cas de non-respect de la réglementation environnementale et sociale ou des normes internationales.
  • Formulaire de synthèse des résultats de l’évaluation E&S et des recommandations. En général, les services de l’institution financière établissent une synthèse des problèmes environnementaux et sociaux qui servira à déterminer, dans le cadre du processus de prise de décisions, si une transaction peut être approuvée ou non. Ce formulaire doit également indiquer les mesures correctives à prendre, le cas échéant, et toute autre clause environnementale et sociale à inclure par le département juridique dans l’accord juridique conclu avec le client/l’entreprise dans laquelle l’IF investit si la transaction est approuvée.
  • Formulaire de suivi environnemental et social. Il convient de consigner tous les résultats de l’examen de la performance environnementale et sociale du client /de l’entreprise dans laquelle l’IF investit, établis lors d’une étude sur dossier ou d’une visite sur place. Selon la complexité des questions environnementales et sociales soulevées par une transaction, l’institution financière peut demander au client / à l’entreprise dans laquelle elle investit de présenter un rapport de suivi E&S annuel. En cas de non-respect des normes, l’institution financière doit utiliser ce formulaire pour consigner les mesures à prendre par le client / l’entreprise dans laquelle elle investit dans un délai déterminé.

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